Xamk on Kaakkois-Suomen alueella toimiva ammattikorkeakoulu, joka tarjoaa laajan valikoiman koulutusohjelmia ja tekee soveltavaa tutkimusta. Xamkissa on 12 000 opiskelijaa ja 950 työntekijää.
Xamkissa johto tunnisti tarpeen käytännönläheiselle ja kattavalle tekoälyohjeelle. Ohjeistuksen laatiminen yksistään omin voimin tuntui kuitenkin haastavalta. Henkilöstö toimii eri tehtävissä tutkimuksen ja opetuksen lisäksi hallinnossa ja kehitystyössä. Xamkin sisäinen asiantuntijaryhmä otti yhteyttä Turre Legalin juristeihin Herkko Hietaseen ja Hanne Hirvoseen ja projektille laadittiin yhdessä vaiheistettu työsuunnitelma.
Hyvä tekoälyohjeistus nojaa tutkimukseen ja juridiikkaan
Tekoälyohjeistuksen laatiminen koostui kolmesta työvaiheesta:
- henkilöstökyselyillä ja asiantuntijahaastatteluilla kartoitettiin tekoälyn käytön nykytila ja tulevaisuuden tarpeet;
- oikeudellisessa selvityksessä perehdyttiin ammattikorkeakouluja koskevaan sääntelyyn sekä organisaation toimintaan ja siihen, millaisia lakisääteisiä velvollisuuksia ja rajoja tekoälyn käytölle tässä tapauksessa muodostuu;
- selvityksissä kertynyt tieto muotoiltiin käytännönläheiseksi kirjalliseksi ohjeeksi.
Tehtävän lähestyminen kerroksittain mahdollisti jokaisesta vaiheesta opittujen asioiden soveltamisen seuraaviin työvaiheisiin.
6kk projektin aikana monella ymmärrys tekoälyn johtamisesta otti ison loikan. Ymmärsimme kyllä, että jotain isoa on tapahtumassa, mutta nyt tuntuu, että murroksen johtaminen on taas meidän käsissämme.
Jarmo Siltanen, digitalisaatiojohtaja, Xamk
Kysely mahdollisti henkilöstön toiveiden ymmärtämisen ja niihin vastaamisen
Ohjeistuksen laatimista edelsi henkilöstön nykyisten käytäntöjen ja tulevien tarpeiden kartoitus henkilöstökyselyllä sekä sitä täydentävät asiantuntijahaastattelut. Tiedonkeruuvaihe suunniteltiin tarkasti, jotta se ohjaisi sekä ohjeistuksen laatimista että laajemmin tekoälymurroksen johtamista. Lähtötilanteen huolellinen selvittäminen mahdollistaa myös ohjeistuksen vaikuttavuuden mittaamisen.
Kyselyyn vastasi yli neljäsosa Xamkin lähes tuhannesta työntekijästä opetuksesta, TKI-toiminnoista sekä hallinnosta ja tukipalveluista.
Yleisimpiä tekoälyn käyttötapoja työssä olivat ideointi, kuvitus, käännöstyö, kirjoitus- ja viestintätehtävät sekä tiedonhaku. Vastaajat arvioivat omat tekoälytaitonsa keskitasoisiksi, ja suuri osa toivoi lisäkoulutusta ja työnantajan ohjeistusta tekoälyn työkäyttöön.
Kyselyn mukaan tekoälyn käyttöä hankaloitti erityisesti henkilöstölle suunnatun koulutuksen ja osaamisen puute. Lisäksi epäselvyys siitä, mitä tekoälyllä saa tehdä eri tilanteissa, sekä hajanainen data vaikeuttavat tekoälyn hyödyntämistä. Henkilöstö kaipasi organisaatiolta nykyisten toimintatapojen muuttamista, uudistamista ja nopeuttamista. Tekoälyn käyttöön liittyviä riskejä työntekijät tunnistivat useita, kuten tietoturvaongelmat, virheellisen tiedon tuottaminen ja plagiointi.
Kyselyn tulokset osoittivat, että työntekijät olivat valmiina muutokseen. Muutoksen esteenä henkilöstö tunnisti tarpeen selkeille ohjeille ja koulutukselle tekoälyn käyttöön liittyen. Tämä havainto on samansuuntainen kuin Digian syksyllä 2024 julkaisemassa tekoälytutkimuksessa, jossa todettiin, että vain 42 % organisaatioista tuntee tekoälyn käyttöön lakien asettamat pelisäännöt.
Monissa organisaatioissa Xamkin lähtötilanne on tuttu: tekoälyä kokeillaan jo työssä, mutta selkeitä ohjeita ei ole laadittu. Tämä johtaa siihen, että työntekijät käyttävät tekoälyä omien arvioidensa pohjalta, tai pahimmassa tapauksessa jättävät sen kokonaan käyttämättä. Ohjeistuksen puute piilottaa ongelmat ja estää organisaation yhteisen tietotaidon kehittymisen. Se voi pahimmillaan aiheuttaa tietosuojaloukkauksia tai muita oikeudellisia ongelmia.
Tekoälyn käyttöä säädellään useassa laissa
Kyselyn jälkeen oli keskityttävä juridiikkaan. Tekoälyn käyttö ei ole yksin EU:n tekoälyasetuksen varassa. Henkilötietoja käsiteltäessä vastassa on tietosuoja-asetus. Laajoja kielimalleja käytettäessä taas on kiinnitettävä huomiota tekijänoikeuksiin – prompteihin nimittäin voidaan helposti liittää tekijänoikeuden suojaamaa aineistoa, mihin liittyy omat oikeuskysymyksensä. Vastaavasti tekoälyn avulla luotuihin teoksiin liittyy huomiota vaativia seikkoja. Myös Xamkin rooli julkista valtaa käyttävänä viranomaisena asettaa omat sääntönsä sille, miten tekoälyn käyttäminen ja käyttöönotto tulee suunnitella.
Tekoälyn käyttöön liittyy monia juridisia kysymyksiä, kuten tekijänoikeudet ja tietosuoja. On tärkeää, että työntekijät ovat tietoisia näistä kysymyksistä ja ottavat ne huomioon tekoälyä hyödyntäessään. Xamkin ohjeistus on hyvä esimerkki siitä, miten osaava johto ja asiantuntijat voivat hyödyntää murrosta ennakoimalla ja hallitsemalla sen riskejä.
Herkko Hietanen, tekoälyjuristi
Työn toisena vaiheena, kyselyiden ja haastatteluiden jälkeen, Xamkille laadittiin oikeudellinen analyysi tekoälyn käytöstä. Oikeudellinen analyysi on koko henkilöstölle suunnattua ohjeistusta syvemmin juridiikkaan keskittyvä selvitys, joka vastaa erityisesti tietosuoja-, sopimus- ja lakiasioita hoitavien asiantuntijoiden tarpeisiin. Analyysi taustoittaa ohjeistusta, sisältää täsmälliset oikeudelliset lähteet ja auttaa ratkaisemaan ns. kiperämmät kysymykset.
Ohjeistusta laativa työryhmä oli kuitenkin yksimielinen siitä, ettei pelkkä oikeudellinen analyysi riitä ohjeistukseksi. Siksi siitä muotoiltiin projektin viimeisessä vaiheessa helppolukuisempi versio. Näin tekoälyohje, joka kertoo mitä saa tehdä ja mikä on kiellettyä, oli valmistunut.
Tekoälyohje kertoo mitä saa tehdä ja mikä on kiellettyä
Useimmalle lähes tuhannesta XAMK työntekijästä projektin näkyvin tulos on kattava tekoälyohjeistus. Ohjeistus auttaa Xamkia varmistamaan, että sen työntekijät käyttävät tekoälyä vastuullisesti ja turvallisesti. Ohjeistus on laadittu tukemaan päivittäistä tekoälyn käyttöä Xamkissa. Ohjeistus lähtee käytännön neuvoista tilanteissa, joihin työntekijät voivat törmätä opetuksessa, tutkimuksessa ja hallintotyössä. Työn valmistuessa järjestettiin myös hankintatoimen kanssa työpaja, joka piti huolen siitä, että tekoälyhankintaa koskevat ohjeistukset olivat linjassa muiden hankintaohjeiden kanssa.
Uskon, että tämä ohjeistus auttaa meitä hyödyntämään tekoälyn tarjoamia mahdollisuuksia entistä paremmin ja tehokkaammin. On tärkeää, että meillä on yhteiset pelisäännöt ja ymmärrys tekoälyn vastuullisesta käytöstä.
Jarmo Siltanen, digitalisaatiojohtaja, Xamk
Ohjeistuksen laatimisen kanssa otettiin huomioon myös se, että tulevaisuudessa ohjeiden kanssa viestiminen voi tapahtua tekoälyn avustaessa. Tällöin työntekijät voivat esittää tulkintakysymyksensä verkkopalvelulle, joka avustaa työntekijää ymmärtämään ja noudattamaan ohjeistusta.
Ota yhteyttä
Voimme suunnitellaan yhdessä teille sopivan tekoälyohjeistuksen. Autamme organisaatiotasi hyödyntämään tekoälyn potentiaalin turvallisesti ja tehokkaasti.
