Liukuva työaika, osa 1/3: Mistä pitää sopia

Liukuva työaika ja sen säätely muuttui 2020 alusta. Tämä teksti on päivitetty uuden lain mukaiseksi.

Liukuva työaika on nykyisin käytössä lähestulkoon kaikissa asiantuntijatyötä tekevissä organisaatioissa ja toimistotehtävissä yleensäkin. Liukuva työaika on järjestelmä, jossa työntekijä voi yhtenä päivänä tehdä pidemmän työpäivän ja vastineeksi seuraavana päivänä tulla töihin myöhemmin tai lähteä aikaisemmin. Kun tietotyötä tehdään yhä useammin ajasta ja paikasta riippumatta, on turhaa pakottaa työntekijät toimistolle joka päivä 8 – 16. Liukuva työaika on siis tapa vastata muuttuneeseen maailmaan. Se myös parantaa työntekijöiden työmotivaatiota, kun he voivat sovittaa työaikansa omaan elämänrytmiinsä.

Puolet työnantajista astuu liukuvan työajan kanssa liukumiinaan, kun työsuojelutarkastaja saapuu paikalle. Etelä-Suomen Aluehallintoviraston vuonna 2014 tekemien tarkastusten mukaan tasan tarkkaan 50 % työnantajista oli toteuttanut liukuvan työajan järjestelmät puutteellisesti:

“Tyypillistä oli, että liukuvan työajan reunaehdoista ei ollut sovittu – – työaikalain vaatimalla tavalla. – – Työnantaja ei seurannut, että työpaikalla noudatetaan liukumarajoja. – – Liukumakertymät olivat useissa tapauksissa ylittäneet lain salliman enimmäiskertymän. Tarkastuksella jäi usein epäselväksi, olivatko työaikakirjanpidon työtunnit liukumatunteja tai työaikalain tarkoittamia ylityötunteja.”

Virheet liukuvan työajan järjestelmien käytössä eivät sinällään ole ihme. Liukuvan työajan käyttö on säädelty uudessa 2020 voimaan tulleessa työaikalain 12 §:n 19 rivissä. Selkeys on uhrattu tiiviille ilmaisulle. Tässä pyrin avaamaan näitä 19 riviä hieman perusteellisemmin. Selkeyden ja lukuilon vuoksi kirjoitus on jaettu kolmeen osaan. Ensimmäisessä perehdytään liukuvan työajan sopimuksen muotoon, toisessa vertaillaan erilaisia liukuvan työajan sopimuksia ja kolmannessa perehdytään liukuvan työajan käytännön sovelluksiin.

Tee sopimus liukuvasta työajasta

Liukuvaa työaikaa ei sovelleta automaattisesti. Laki edellyttää, että liukuvasta työajasta tulee erikseen sopia työnantajan ja työntekijän kesken. Silloin kun työnantaja on velvollinen soveltamaan yhteistoimintalainsäädäntöä, tulee liukuvan työajan käyttöönotosta ja sen ehdoista neuvotella henkilöstön kanssa käsiteltäessä henkilöstö- ja koulutussuunnitelmaa.

Sopiminen on syytä tehdä kirjallisesti, jotta molemmat osapuolet voivat jälkikäteen todistaa, että liukuvaa työaikaa on sovellettu. Lisäksi kirjallisena sopimus voidaan katsoa työvuoroluetteloksi, jonka laatiminen olisi muuten työantajan tehtävä.

Liukuva työaika ei ole lain pääsääntö. Siten työnantajan ei ole pakko tarjota työntekijälleen liukuvaa työaikaa. Työpaikalla voidaan ihan hyvin toteuttaa vaikkapa 8 – 16 tai 9 – 17 -työaikoja. Työnantaja voi toteuttaa liukuvan työajan “ota tai jätä”-tyyppisesti: liukuvan työajan ehdoista ei siis tarvitse neuvotella erikseen jokaisen työntekijän kanssa, vaan työnantaja voi tarjota tiettyjä ehtoja, jotka työntekijä joko hyväksyy tai hylkää. Käytännössä tämä on työntekijöiden tasapuolisen kohtelun vuoksi perusteltuakin ja toisaalta on myös järkevää, että kaikki firman työntekijät ovat samaan aikaan paikalla edes joskus (ks. “kiinteän työajan ajankohta” alta).

Sopimuksessa on vähimmäissisältö

Vaikka sopimus liukuvasta työajasta onkin vapaamuotoinen, siinä täytyy käytännössä mainita tietyt vähimmäisehdot. Nämä ovat:

1. Säännöllinen päivittäinen työaika. Lain asettama maksimiraja on 8 tuntia päivässä. Usein asiantuntijatyössä sovelletaan kuitenkin lyhyempää aikaa, esim. 7,5 h/päivä.
2. Säännöllinen viikottainen työaika. Lain asettama maksimiraja on 40 tuntia viikossa. Käytännössä säännöllinen viikottainen työaika on päivittäinen työaika viisinkertaisena. Se tulee kuitenkin mainita erikseen.
3. Kiinteän työajan ajankohta. Kiinteä työaika on aika, joka työntekijän tulee olla työpaikalla joka työpäivä. Kiinteä työaika voi olla esimerkiksi 9 – 14 tai vaikka 10 – 16.
4. Työhöntulo- ja työstälähtöajat. Sopimukseen kannattaa kirjata esimerkiksi, että “töihin tulee saapua 6 – 10 välisenä aikana” ja “töistä tulee lähteä klo 14 – 19 välillä.” Aikojen ei tarvitse olla yhtä suuria. Tuloaika voi siis olla esim. klo 8 – 10 ja lähtö klo 14 – 20.
5. Vuorokautinen liukumaraja. Liukuma lyhentää tai pidentää henkilön päivittäistä työaikaa. Lakisääteinen maksimi liukumarajalle on 4 h. Sitä voidaan kasvattaa vain valtakunnallisella työehtosopimuksella.
   • Esimerkiksi: Artun säännöllinen päivittäinen työaika on 8 h ja liukumaraja 4 h. Artun työpäivä voi liukumarajan puitteissa olla 4 – 12 tuntia. Arttu ei saa tehdä 4 tuntia lyhempää työpäivää ilman työnantajan lupaa ja 12 tunnin ylittävältä työajalta kyseessä on ylityö (joka sekin voi vaatia työnantajan lupaa). Ylityönä tehtyjä tunteja ei lueta työaikasaldoon.
6. Päivittäisestä lepoajasta, ts. ruokatunnista ja sen sijoittelusta. Ruokatunti on lähtökohtaisesti tunnin mittainen, mutta se voidaan sopia lyhyemmäksi. Lakisääteinen minimi on kuitenkin 30 minuuttia. Ruokatunnin sijoittelu voidaan sekin sopia liukuvaksi.
   • Esim. “Lounas klo 11 – 14 välisenä aikana, 30 – 60 minuuttia.”
   • Ruokatuntia ei lähtökohtaisesti lasketa työajaksi, mutta se kannattaa mainita sopimuksessa selvyyden vuoksi.
7. Työaikakertymän eli “saldon” rajoista. Kertymän maksimi on lähtökohtaisesti +60 tuntia. Seurantajakson aikana työaikasaldo voisi olla 60 tuntia korkeampi, kunhan kertymä laskee jakson päättyessä sallittuun enimmäismäärään. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että seurantajakson loppupuolella työnantaja ei voisi edellyttää työntekijältä kiinteän työajan ylittäviä tunteja tai jos työtä olisi tehtävä tuolloin, työnantajan olisi annettava määräys ylityön tekemiseen.

Lain mukaan osapuolet voivat sopia miten tunteja voidaan muuttaa lomapäiviksi – sopimus saldovapaista tai sopimus tasoitusvapaista. Tämä on hyvä liittää osaksi liukuvan työajan sopimusta.

Työnantaja ja työntekijä voivat sopia, että työajan ylitysten kertymää vähennetään työntekijälle annettavalla palkallisella vapaa-ajalla. Työnantajan on työntekijän sitä pyytäessä pyrittävä antamaan vapaa-aika kokonaisina työpäivinä.

Työaikalaki 12 §

Tasoittumisjaksosta voi sopia

Liukuvan työajan järjestelmässä voidaan sopia myös tasoittumisjaksosta, mutta tämä ei ole pakollista. Tasoittumisjaksolla tarkoitetaan ajanjaksoa, jonka aikana työaikasaldo tulee “tasoittaa” nollaan. Lähtökohta siis on, että kukin työntekijä joko käyttää saldovapaansa ennen jakson päättymistä tai tekee sen verran pidempiä päiviä, että mahdollinen miinussaldo tulee korvattua. Tasoittumisjakson lopussa saldot nollataan.

Laissa ei ole ohjeistettu, mitä yli- tai alijäämäiselle saldolle tehdään. Työpaikalla kannattaakin sopia, että yli- tai alijäämät maksetaan jakson päättyessä palkanlisänä, palkallisina vapaina tai pidätetään työntekijän palkasta.

Toteuta työajan seuranta

Työajan seuranta suojaa sekä työntekijää että työnantajaa. Työajan seuranta ei tarkoita kellokorttia tai kyttäämistä. Työajan seurannan tarkoituksena on pitää työajat lain sallimissa rajoissa. Mikäli työnantaja ei seuraa työaikaa ja työntekijä pitää omaa työaikakirjanpitoa — no seuraukset riitatilanteessa ovat rumat. Työnantaja häviää lähes järjestäin oikeudessa ja joutuu maksamaan työntekijän työaikakirjanpidon mukaiset yli ja lisätyökorvaukset.

Työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijöittäin. Kirjanpitoon on merkittävä joko säännöllisen työajan työtunnit, lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä suoritetut korvaukset tai kaikki tehdyt työtunnit sekä erikseen yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit ja niistä suoritetut korotusosat. 

Työaikalaki 32§

Työntekijän kannalta työaikakirjanpito huolehtii siitä, että työviikot eivät jatkuvasti veny ylipitkäksi, jolloin palautuminen kärsii. On myös työnantajan etu huolehtia työntekijöiden jaksamisesta.

Ilman työaikakirjanpitoa ei ole liukuvaa työaikaa. Tätä ei voi kiertää. Toteutustapoja toki on monia. Helpoimmillaan homma hoituu excelillä tai Google spreadsheettinä. Kirjanpidosta tulee ilmetä ilman eri laskutoimituksia lisä- ja ylitöiden sekä liukumien saldot.

Liukuva työaika ei ole monoliitti

Liukuvan työajan käyttö sopii erityisesti sellaisiin töihin, joissa työntekijän työtehtävät eivät edellytä läsnäoloa työpaikalla koko työpäivän aikaa.

Liukuma-aikaa käytettäessä voidaan lyhentää tai pidentää vuorokautista työaikaa. Liukuvatyöaika ei ole tarkoitettu pidentämään työaikoja. Liukuvassa työajassakin säännöllinen työaika saa olla keskimäärin enintään 40 tuntia viikossa.

Liukuvasta työajasta puhuttaessa pitää muistaa, että ei ole yhtä liukuvan työajan mallia. Mainittujen ehtojen rajoissa voidaan laatia hyvinkin erilaisia järjestelmiä, joita kaikkia kutsutaan liukuvaksi työajaksi. Erilaisten mallien vahvuuksia ja heikkouksia tarkastellaan kirjoitussarjan seuraavassa osassa.

Tarkista kuitenkin, onko liukuvan työajan sopimuksessasi jo mainitut ehdot. Jos ei, sopimuksesi kaipaavat remonttia.

Liukuva työaika, osa 3/3: Laske tunnit näin

Lisää työoikeuteen ja työnantajan velvollisuuksiin liittyviä artikkeleita löydät täältä: Työnantajan velvollisuudet ja HR.