Senaatti-kiinteistöt ja Turre Legal automatisoivat kokeiluhankkeessa kiinteisökauppaan liittyviä prosesseja. Osapuolten tavoitteena on oikeudellisen muotoilun (legal design) ja oikeusteknologian (legal tech) keinoin uudistaa kiinteistönkaupan ja -hallinnan työtapoja ja asiakirjoja. Hanke on yksi ympäristöministeriön KIRA-digi-kokeiluhankkeista. Merkittävä osa rahoituksesta tulee Senaatti-kiinteistöiltä.
Seuraavien kuukausien ajan ketterän kehityksen hankkeeseen osallistuu lakimiehiä, palvelumuotoilijoita sekä ohjelmistokehittäjiä niin Senaatti-kiinteistöiltä kuin Turre Legalilta. Lakimiehet opastavat palvelumuotoilijoita ja ohjelmistokehittäjiä siinä, minkä lakipykälien vaatimukset kiinteistökauppajärjestelmän tulee täyttää. Palvelumuotoilijoiden tehtävänä on tehdä järjestelmästä mahdollisimman helppokäyttöinen. Ohjelmistokehittäjät puolestaan ohjaavat lakimiehiä ja palvelumuotoilijoita valitsemaan ratkaisuja, jotka ovat teknisesti mahdollisia toteuttaa.
Kiinteistökauppojen nykytila
Aloite hankkeeseen tuli Senaatti-kiinteistöjen juristitiimiltä. Vaikka Senaatti kiinteistöt työllistää 6 juristia, kiirettä pitää: Senaatti-kiinteistöt on Suomen suurin kiinteistönomistaja ja kiinteistökaupassa alan aktiivisimpia toimijoita. Kiinteistökauppoja se tekee vuodessa yli 100 kpl. Se tarkoittaa kauppaa joka toinen arkipäivä. Senaatin kiinteistökauppojen euromääräinen volyymi lähentelee 200 miljoonaa euroa. Kaiken kaikkiaan Suomessa tehdään vuosittain yli 70 000 kiinteistökauppaa.
Iso osa kauppakirjojen ja sopimusten laatimisesta on tietojen kannoista sopimuspohjiin kopioimista, mikä tarkoittaa merkittävää määrää manuaalista työtä kiinteistökauppojen parissa. Juristeja voisi käyttää fiksumminkin. Lisäksi käsityössä on aina inhimillisten virheiden vaara. Onneksi moni prosessin osa on automatisoitavissa.
Viime vuosina tulleet lakimuutokset ja maanmittauslaitoksen investoinnit kiinteistörekisterien digitalisoimiseen ja rajapintojen avaamiseen mahdollistavat muutoksen.
Suomen digitaalisin lakiasiaintoimisto ja Senaatti-kiinteistöt
Hankkeen tavoitteena on luoda verkkopalvelu, joka helpottaa Senaatti-kiinteistöjen lakimiesten työtä kiinteistökauppojen tekemisessä. Samoilla lakimiehillä on merkittävä rooli myös siinä, millaiseksi järjestelmä muodostuu.
Senaatti-kiinteistöjen strategiaan kuuluu tietotyön tekemisen tilojen ja työkalujen kehittäminen. Ei siis ole erikoista, että tietotyötä tekevät lakimiehet ovat eturintamassa kehittämässä uusia työtapoja.
Monesti konservatiiviset lakimiehet nähdään digitaalisen muutoksen jarruna – näin etenkin, jos hankkeet syntyvät yksin IT- tai kehitysosaston ajatuksista. Tämän vuoksi juristit on hyvä osallistaa muutokseen jo varhaisessa vaiheessa.
Muutoksen toteuttaminen Senaatti-kiinteistöjen juristien kanssa sai parhaan mahdollisen lähdön, kun Senaatti-kiinteistöjen lakiasiainpäällikkö Ilkka Koponen ryhtyi hankkeen puuhamieheksi ja sai koko juristitiimin innostuneeksi.
“Asenne, joka sallii kokeilemisen ja sen myötä myös epäonnistumiset antaa työryhmälle mahdollisuuden tehdä rohkeita avauksia, joita suoraan tuotantoon menevissä ohjelmissa ei voisi tehdä.
-Ilkka Koponen, Senaatti-kiinteistöt
Rohkeiden avausten tekeminen kokeiluhankkeilla on Ympäristöministeriön johtama Kira-digi -hankkeen keskeinen ajatus.
Erilaisissa uudistushankkeissa kokeilunhalu on ensiarvoisen tärkeää, mutta pelkästään se ei riitä. Siksi Senaatti-kiinteistöt valitsi avukseen sekä lakia että digiaikaa ja ohjelmistokehitystä ymmärtävän partnerin, Turre Legalin.
Turre Legal kertoo olevansa “Suomen digitaalisin lakiasiaintoimisto”. Käytännössä se tarkoittaa, että Turre Legal on jo pitkään kehittänyt Legal Design -työkaluja ja oikeudellisten toimeksiantojen automatisoinnissa käytettävää teknologiaa. Toimiston palveluksessa on palvelumuotoilijoita ja koodaavia lakimiehiä. Toimisto on onnistunut automatisoimaan monia sellaisia työvaiheita, joita perinteisesti on tehty hitaasti ja virhealttiisti käsin.
Tavoitteena yhden klikkauksen kiinteistökauppa
Senaatti-kiinteistöjen ja Turre Legalin yhteishankkeen tavoitteena on, että hankkeen lopussa kiinteistöjen kauppoihin liittyvät dokumentit joko haetaan pitkälti sähköisten rajapintojen kautta tai luodaan suoraan järjestelmään parhaimmillaan yhdellä napin painalluksella.
Tällainen tavoite edellyttää perusteellista vanhojen käytäntöjen ravistelua ja kiinteistökauppasopimusten rankkaa uudistamista. Sopimusten digitalisointi ei tarkoita vain paperisopimusten verkkoon viemistä.
“Liian usein digitalisointi tarkoittaa vain sitä, että käyttäjä täyttää lomakkeen tietokoneella kynän sijaan. Digitalisoinnin tulisi kuitenkin olla palvelu. Käyttäjän ei pidä joutua tekemään mitään sellaista, jonka tietokone voisi tehdä automaattisesti.”
–Herkko Hietanen, Turre Legal
Hankkeen taustalla on Turre Legalin kehittämä verkkopalvelu oikeudellisten asiakirjojen luontiin. Toimisto on hyödyntänyt palvelua yritys- ja yksityisasiakkailta saaduissa toimeksiannoissaan. Tarkoituksena on, että Senaatti-kiinteistöjen osaamista hyödyntämällä osapuolet luovat työkalut kiinteistökauppojen tekemiseksi. Lisäksi tavoitteena on valmistella tukea myös muille kiinteistöjen hallintaan liittyville prosesseille sekä kehittää verkkopalvelua muiltakin osin entistä kattavammaksi ja monipuolisemmaksi.
Oikeudellisen muotoilun ja teknologian etuja kiinteistöjen kaupassa
Senaatti-kiinteistöt ja Turre Legal odottavat, että yhteishanke tuo kiinteistökaupan prosessiin merkittäviä tehokkuusetuja:
- Kauppakumppaneiden työmäärä ja erityisesti kaupan mekaaniset vaiheet vähenevät.
- Viranomaisen työ vähenee. Tiedot voidaan toimittaa rekisteriviranomaiselle tietokoneen ymmärtämässä muodossa.
- Asiakirjoja ja dataa saadaan kerättyä muista lähteistä avoimia rajapintoja hyödyntäen.
- Perinteisesti manuaalinen ja virhealtis työ siirretään tietojärjestelmän hoidettavaksi. Tämä vähentää virheiden määrää merkittävästi.
- Lakimiehille jää aikaa asiakkaiden palveluun sihteeritöiden vähentyessä. Tavoitteena on nostaa niin asiakastyytyväisyyttä kuin juristien työtyytyväisyyttä.
- Asiakirjojen hallinnointi tehostuu, kun kaikki samaa kiinteistökauppaa koskevat asiakirjat löytyvät yhdestä paikasta.
- Asiakirjoista saadaan selkeämmät, käyttäjäystävällisemmät ja luettavammat. Kiinteistöihin liittyvä suuri tietomäärä saadaan esitettyä helposti omaksuttavassa muodossa. Tämä kaikki nostaa asiakastyytyväisyyttä ja vähentää riitoja.
Kiinteistökauppa hyötyy automatisoiduista, harmonisoiduista asiakirjoista ja niitä tukevasta prosessista. Odotamme innolla sitä, että pääsemme toteuttamaan hanketta Senaatti-kiinteistöjen kanssa, ja sen jälkeenkin kehittämään Suomen legal design -kenttää.
Senaatti-kiinteistön tiedote asiasta
Hankkeesta lisätietoja antaa
Turre Legal: Herkko Hietanen, 050 384 1634
Senaatti-kiinteistöt: Tomi Flink, 050 4911 540
Lisää lakimiehistä ja lakipalveluista kertovia artikkeleita löydät täältä: Hyvä lakimies.
Kiinteistökaupan automointi on yksi lukuisista Legal design -hankkeistamme.
