Työnantajalla on useita lakisääteisiä velvollisuuksia. Näihin kuuluu tiettyjen lakisääteisten asiakirjojen laatiminen. Tässä artikkelissa olemme listanneet työnantajan lakisääteiset asiakirjat, jotka jokaisen työnantajan on laadittava.
Työnantajan lakisääteiset asiakirjat
1. Sopimukset
A. Työsopimus (työsopimuslaki 3 §)
Työsopimus kannattaa aina tehdä kirjallisesti. Suullinenkin sopimus on pätevä, mutta kirjallisen sopimuksen merkitystä ei voi korostaa liiaksi. Kirjallisen sopimuksen olemassaolo on sekä työntekijän että työnantajan edun mukaista. Edelleen törmäämme silloin tällöin tapauksiin, joissa mitään kirjallista työsopimusta ei ole. Emme voi suositella käytäntöä kenellekään.
B. Etätyösopimus (jos käytetään)
Etätyöstä kannattaa niin ikään sopia kirjallisesti, sillä etätyöhön liittyy monia työnantajan tiloissa tehtävään työhön verrattuna poikkeavia näkökohtia. Tällaisia ovat mm. tietoturva-asiat ja työajan seuranta vain muutamia mainitaksemme.
C. Liukuvan työajan sopimus (jos käytetään) (työaikalaki 13 §)
Liukuvaan työaikaan voidaan siirtyä työntekijän suostumuksella. Liukuvasta työajasta ja sen käytöstä tulee olla työpaikalla selvät ohjeet.
Liukuvan työajan järjestelyt ovat työsuojelutarkastuksissa ylivoimaisesti eniten huomautuksia aiheuttava osa-alue. Työntekijät edellyttävät monesti joustavuutta, jota työnantaja pyrkii parhaansa mukaan tarjoamaan. Usein tässä saatetaan kuitenkin mennä metsään ja koska työaikaa koskeva lainsäädäntö on nykyajan työelämän tarpeisiin vanhentunut ja tiukka, tuloksena saattaa olla lainvastainen järjestely.
Joustava työaika on kuitenkin mahdollista järjestää lain mukaisesti tälläkin hetkellä. Pitää vain tietää, mitä tekee.
2. Työaikakirjanpito (työaikalaki 37 §)
Työaikalain 37 §:n mukaan työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijöittäin. Kirjanpidosta tulee käydä ilmi sekä säännöllisen työajan työtunnit että lisä- ja ylityötunnit. Tarvittaessa myös hätä- ja sunnuntaiylityötunnit on kirjattava.
Kirjanpidosta tulee lisäksi käydä ilmi edellä mainituista työtunneista maksetut korvaukset.
3. Perehdyttämissuunnitelma (työturvallisuuslaki 14 §)
Uusi työntekijä on perehdytettävä työhön, työpaikan työolosuhteisiin, työ- ja tuotantomenetelmiin, työssä käytettäviin työvälineisiin sekä turvallisiin työtapoihin.
Lisäksi työntekijälle on annettava riittävät tiedot työpaikan haitta- ja vaaratekijöistä. Näiden tunnistaminen tapahtuu tekemällä vaarojen arviointi (ks. alla).
4. Työsuojelun toimintaohjelma ja työterveyskysely (työturvallisuuslaki 9 §)
Työntekijöiden turvallisuuden ja terveellisyyden edistämiseksi ja työntekijöiden työkyvyn ylläpitämiseksi työnantajan on laadittava työsuojelun toimintaohjelma.
Työsuojelun toimintaohjelmassa on otettava huomioon työpaikan työolojen kehittämistarpeet ja työympäristöön liittyvien tekijöiden vaikutukset.
Osana työsuojelun toimintaohjelmaa työnantajan tulisi järjestää henkilöstölleen vuosittain työterveyskysely, jossa kartoitetaan henkilöstön työterveyteen ja -turvallisuuteen vaikuttavia seikkoja.
5. Vaarojen arviointi (työturvallisuuslaki 10 §)
Työnantajan on työn ja toiminnan luonne huomioon ottaen riittävän järjestelmällisesti selvitettävä ja tunnistettava työstä, työtilasta, muusta työympäristöstä ja työolosuhteista aiheutuvat haitta- ja vaaratekijät työntekijöille.
Selvitys on oltava työnantajan hallussa. Arviointi on tarkistettava olosuhteiden olennaisesti muuttuessa, esimerkiksi työtiloja remontoitaessa taikka uusiin tiloihin muutettaessa.
6. Työterveyshuollon toimintasuunnitelma (työterveyshuoltolaki 11.1 §)
Työnantajalla on oltava työterveyshuollosta kirjallinen toimintasuunnitelma, jonka tulee sisältää työterveyshuollon yleiset tavoitteet sekä työpaikan olosuhteisiin perustuvat tarpeet ja niistä johtuvat toimenpiteet.
Toimintasuunnitelmaa tulee tarkistaa vuosittain sen mukaan, mitä työterveyshuollon suorittamissa työpaikkakäynneissä ja muissa selvityksissä ilmenee.
Työterveyshuollon toimintaohjelma voi olla osa työsuojelun toimintaohjelmaa.
7. Rekisteriseloste (työsuhderekisteri) (henkilötietolaki 10 §, tietosuoja-asetus 13 ja 14 artikla)
Työnantajan on laadittava rekisteriseloste, josta käy ilmi työntekijöistä ja -hakijoista kerätyt ja käsitellyt henkilötiedot, käsittelyn perusteet ja tarkoitukset.
Rekisteriseloste on pidettävä työntekijöiden ja -hakijoiden saatavilla, esimerkiksi yrityksen intrassa tai nettisivuilla.
Työnantajan tulee lisäksi varautua toteuttamaan uudet rekisteröidyn oikeudet, kuten oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, kun EU:n uutta tietosuoja-asetusta aletaan soveltaa 25.5.2018.
8. Pakollinen esillä pidettävä lainsäädäntö (säädetään kussakin laissa erikseen)
Työnantajan tulee pitää työpaikalla esillä useita työelämää sääteleviä lakeja. Tarkoitus on varmistaa, että työntekijät voivat halutessaan saada helposti ja yhdestä paikasta tiedon heitä koskevista lain säännöksistä.
Nähtävänä pidosta on säädetty kussakin laissa erikseen ja sitä koskeva säännös löytyy usein lain lopusta (ks. esimerkiksi työaikalaki 41 §).
9. Sähköpostiohjesääntö (laki yksityisyyden suojasta työelämässä 18 §)
Työnantajalla on tarkoin rajatuissa poikkeustapauksissa oikeus lukea työntekijänsä sähköposteja. Jotta työnantaja voi tarpeen vaatiessa käyttää tätä oikeuttaan, työnantajan on tullut huolehtia siitä, että työntekijällä on ollut mahdollisuus:
- automaattisen vastauspalvelun avulla ilmoittaa viestin lähettäjälle poissaolostaan ja sijaisestaan
- ohjata viestit toiselle työnantajan tähän tehtävään hyväksymälle henkilölle tai toiseen omassa käytössään olevaan työnantajan hyväksymään osoitteeseen
- antaa suostumuksensa siihen, että työntekijän poissa ollessa tämän valitsema toinen henkilö voi ottaa vastaan työntekijälle lähetetyt viestit sen selvittämiseksi, onko työntekijälle lähetetty sellainen viesti, joka on selvästi tarkoitettu työnantajalle työtehtävien hoitamiseksi ja josta työnantajan on toimintansa tai työtehtävien asianmukaisen järjestämisen vuoksi välttämätöntä saada tieto.
Kaikkein yksinkertaisin tapa huolehtia edellä mainitun velvoitteen täyttämisestä on laatia selkeä sähköpostiohjesääntö.
Työnantajan lakisääteiset asiakirjat, kun yrityksessä on vähintään 20 työntekijää
10. Henkilöstösuunnitelma (laki yhteistoiminnasta yrityksissä 16.1 §)
Yrityksen kasvaessa yli 20 henkilön siihen aletaan soveltaa lakia yhteistoiminnasta yrityksissä. Yksi lain mukanaan tuomista velvoitteista on velvollisuus laatia henkilöstösuunnitelma.
Henkilöstösuunnitelmasta tulee ilmetä ainakin 1) henkilöstön määrä ja rakenne, 2) periaatteet työsuhdemuotojen käytöstä ja määräaikaisten sopimusten määrä, 3) työkyvyttömyysuhan alaisten ja ikääntyneiden huomioiminen, 4) arvio koko henkilöstön ammatillisesta osaamisesta, osaamisen vaatimuksissa tapahtuvista muutoksista ja muutosten syistä sekä tähän arvioon perustuva suunnitelma osaamisen kehittämisestä ja ylläpitämisestä, sekä 5) suunnitelmien toteuttaminen ja seurantamenettelyt.
Työnantajan lakisääteiset asiakirjat, kun yrityksessä on vähintään 30 työntekijää
11. Koulutussuunnitelma (laki yhteistoiminnasta yrityksissä 16.4 §)
Koulutussuunnitelma tulee tehdä, kun yrityksen palveluksessa on vähintään 30 henkilöä. Käytännössä koulutussuunnitelma kannattaa tehdä jo aiemmin yhdessä henkilöstösuunnitelman kanssa jo senkin takia, että koulutusvähennysten saaminen edellyttää koulutussuunnitelman olemassaoloa.
12. Yhdenvertaisuussuunnitelma (yhdenvertaisuuslaki 7 §)
Työnantajalla, jonka palveluksessa on vähintään 30 henkilöä, on oltava suunnitelma tarvittavista toimenpiteistä yhdenvertaisuuden edistämiseksi.
Jotta suunnitelma voidaan laatia, työnantajan on arvioitava yhdenvertaisuuden toteutumista työpaikalla ja työpaikan tarpeen huomiooon ottaen kehittää työoloja ja niitä toimintatapoja, joita noudatetaan henkilöstöä valittaessa ja henkilöstöä koskevia päätöksiä tehtäessä.
Edelliseen liittyen työnantajan tuleekin seurata esimerkiksi palkkojen kehitystä sekä toteuttaa työpaikalla kysely tai muu selvitys yhdenvertaisuuden toteutumisesta.
13. Tasa-arvosuunnitelma (laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta 6 a §)
Jos työnantajan palvelussuhteessa olevan henkilöstön määrä on säännöllisesti vähintään 30 työntekijää, työnantajan on laadittava vähintään joka toinen vuosi erityisesti palkkausta ja muita palvelussuhteen ehtoja koskeva tasa-arvosuunnitelma.
Tasa-arvosuunnitelmalla on tarkoitus varmistaa, että naisia ja miehiä kohdellaan työpaikalla tasavertaisesti. Erityisesti tämä tarkoittaa huomion kiinnittämistä rekrytoinnin, palkkauksen ja palkkausperusteiden yhdenmukaisuuteen.
Muut työnantajan lakisääteiset asiakirjat
14. Päihdeohjelma (työterveyshuoltolaki 11.4 §)
Työnantajalla on oltava päihdeohjelma, jos työnhakijalle tai työntekijälle on tarkoitus tehdä huumausainetesti. Päihdeohjelman on sisällettävä työpaikan yleiset tavoitteet ja käytännöt päihteiden käytön ehkäisemiseksi ja päihdeongelmaisten hoitoon ohjaamiseksi.
Vaikka lakisääteistä velvoitetta laatia päihdeohjelma ei ole kuin edellä mainituilla huumausainetestejä suorittavilla työnantajilla, on ohjelma käytännössä hyvä olla olemassa myös muilla työpaikoilla mahdollisiin päihdeongelmiin puuttumiseksi.
15. Väkivalta- ja uhkatilanneohje (työturvallisuuslaki 27 §)
Työpaikalla, jossa työhön liittyy ilmeinen väkivallan uhka, on laadittava väkivalta- ja uhkatilanneohje. Tällaisia työpaikkoja ovat erityisesti vartiointiliikkeet sekä majoitus- ja ravintola-alan työpaikat.
Käytännössä väkivalta- ja uhkatilanteita voi syntyä työpaikalla kuin työpaikalla. Väkivalta- ja uhkatilanneohje on siis hyvä olla olemassa myös muilla kuin edellä mainituilla työpaikoilla.
16. Ohje häirinnän ja epäasiallisen kohtelun torjumiseksi (työturvallisuuslaki 28 §)
Työpaikkakiusaaminen on vakava ongelma ja sitä esiintyy jossain muodossa ja jossain vaiheessa suurimmassa osassa työpaikoista.
Ohje häirinnän ja epäasiallisen kohtelun torjumiseksi ei lain mukaan ole välttämätön. Työnantajan on kuitenkin hyvä selvittää sekä itselleen että henkilöstölleen ensinnäkin, että minkäänlaista kiusaamista tai häirintää ei hyväksytä ja toisekseen ne menettelytavat, joilla mahdolliseen kiusaamiseen tai häirintään puututaan jos sellaista ilmenee.
Oletko tekemässä asiakirjoja itse? Tee näin.
- Tarkista onko yrityksessäsi laadittu kaikki työnantajan lakisääteiset asiakirjat
- Arvioi puuttuvien asiakirjojen laatimiseen tarvitsemasi aika ja laske tuolle ajalle hinta
- Harkitse käytätkö aikasi mieluummin bisneksen tekoon vai asiakirjojen kanssa painimiseen.
Mikäli haluat käyttää aikasi mieluummin bisneksen tekoon, palkkaa meidät auttamaan sinua. Teemme kanssasi työpaikan lakisääteiset ohjelmat, autamme niiden voimaan saattamisessa ja valmistautumaan työsuojelutarkastukseen.
Pakettiimme kuuluu kaikki edellä mainitut asiakirjat, minkä lisäksi autamme halutessanne tarvittavien ohjelmien toimeenpanossa työpaikalla sekä osallistumme kanssanne työsuojelutarkastukseen.
Lisää työoikeuteen ja työnantajan velvollisuuksiin liittyviä artikkeleita löydät täältä: Työnantajan velvollisuudet ja HR.
Artikkelia päivitetty 8.10.2018: Lisätty kohta tasa-arvosuunnitelmasta.
