Jokainen yrityskauppoja tehnyt tietää, että niiden hierominen on tuskaa. Ketterä yrityskauppa ei ole.
Tyypillisesti yrityskauppoja vaivaa neljä ongelmaa: sähköpostiliitteiden lähettely on kamalaa, yhteydenpito lakimiehen kanssa kankeaa ja asiakasta ärsyttää, kun projektin etenemisestä ei ole mitään tietoa. Ja kun kaikki on valmista, allekirjoituksetkin pitäisi vielä kerätä ympäri maata. Ketterässä yrityskaupassa nämä ongelmat on ratkaistu.
Kun Aucor Oy:n toimitusjohtaja otti meihin yhteyttä ostaakseen Mediatavast Oy:n, meille oli selvää, että sähköpostirumbaan ei lähdetä. Työkaluiksi valikoituvat molempien osapuolten entuudestaan käyttämät Slack ja Google Docs. Näiden avulla ratkaisimme edellä mainitut perusongelmat. Miten ketterä yrityskauppa käytännössä tehtiin?
1) Google Docs hakkaa sähköpostiliitteiden lähettelyn
Yrityskaupoille on tyypillistä, että kauppasopimuksia ja osakassopimuksia hierotaan pitkään ja hartaasti. Sähköpostilaatikkoon ilmestyy “Sopimusluonnos_v4_Jessenkommentit_1.4_Mari.docx”-tyyppisiä hirviöitä, joiden kommentteina on lainauksia ja vastauksia vähintään viidellä tasolla allekkain, päällekkäin, ristikkäin ja limittäin. Ehdotetut ja hyväksytyt muutokset sopimukseen katoavat ja unohtuvat, kun vastapuolelle singahtaa vahingossa Versio3_Marinkommentit.docx eikä Versio3_Marinkommentit_Esa.docx kuten piti. Joku käyttää Wordin sijaan OpenOfficea ja lopulta koko tiedosto korruptoituu ja tuhoutuu eri versioiden, kirjoitusohjelmien ja käyttöjärjestelmien ristitulessa.
Pelkkään sopimustiedoston prosessinhallintaan menee enemmän aikaa kuin sopimuksen ehtojen ja keskustelun sisällön seuraamiseen!
Ketterä yrityskauppa toimii tietysti toisin. Google Docsin kautta jaoimme sopimusluonnoksen Aucorin toimitusjohtajalle, joka teki ehdotuksia ja kysymyksiä suoraan tiedostoon. Kun sopimus oli meidän puoleltamme valmis, laitoimme sen Mediatavastille nähtäväksi, jonka toimitusjohtaja perehtyi siihen oman lakimiehensä kanssa. Parhaimmillaan sopimusta oli samaan aikaan kommentoimassa ja muokkaamassa yhteensä 5 ihmistä sekä ostajan että myyjän puolelta. Kaikilla oli samaan aikaan tuorein versio sopimuksesta edessään, joten sekaannuksia ei syntynyt.
2) Slack yhdistää Osakas-Ollin, Juristi-Jussin ja Johtaja-Jannen
Kommentointirumbaan liittyen keskustelu juristin kanssa on yleensä kankeaa. Kaikkia kysymyksiä ei myöskään voida tai kannata esittää dokumentissa. Puhelut juristien kanssa maksavat aikaa ja rahaa ja kaikki osapuolet – erityisesti asiakkaita edustavat johtajat – ovat yleensä kiireisiä. Aikaa puheluille ei välttämättä juuri ole.
Puhelinsoitoista poiketen Slack-viesteille ei tarvitse varata aikaa, joten ne sopivat ketterään yrityskauppaan kuin nakutettu. Viesti lähtee nopeasti eikä se vaadi vastapuolen välitöntä paikallaoloa. Jos tarvetta on, ryhmächattiohjelmana Slack-keskusteluja voi jakaa ryhmiin tai kanaviin. Perusteiltaan Slack muistuttaa vanhojen aikojen IRCiä, mutta on yksinkertaisempi käyttää. Lisäksi Slackissa on tehokkaat hakutoiminnot. “Niin mehän keskusteltiin tästä sopimuksen kohdasta 3 päivää sitten?” “Mitäs me keskusteltiin, en muista?” Slack onneksi muistaa.
Ei olekaan ihme, että Slackin suosio on noussut todella nopeasti. Slack myös omalta osaltaan vähentää ykköskohdassa mainittujen sähköpostien lähettelyä, kun pienet selvennykset voi lähettää vaikka keskellä yötä sängystä kännykällä Slackin kautta. Eipä pääse unohtumaan.
3) Ketterä yrityskauppa raottaa juristien norsunluutornin ovia
Perinteisesti isoja toimeksiantoja tehdessä juristit katoavat velhontorniinsa ja viestivät asiakkaalle joskus jos viestivät. Epätoivoisena asiakas miettii, mitäköhän hänen palkkaamansa juristit mahtavat tehdä. Lakimies taas odottelee, onko asiakkaan johtoryhmä jo tehnyt vaadittavat päätökset. Puolin ja toisin lähtee kyselyjä “onko edistystä”, “oletko miettinyt tätä”, “oletteko saaneet tehtyä päätöksen tuosta”. Taas hukataan aikaa sähköpostirumbaan.
Tämän välttääkseemme teimme Google Docsiin projektisuunnitelman, joka näytti suurin piirtein tältä:
Suunnitelmaa täydennettiin ja muokattiin lennossa. Kun kävi ilmi, että yhtiöjärjestykseen pitäisikin tehdä muutos, lisäsimme siitä dokumenttiin rivin. Kun jokin asia oli Aucorilla selvitettävänä, rivin oheen lisättiin “Aucorilla selvitettävänä”. Kun asia odotti meidän peliliikkeitämme, rivin vieressä luki “Turrella työn alla”. Yksinkertaista ja kevyttä, mutta selkeää ja informatiivista. Samalla asiakas pysyi kärryillä siitä, mitä me juristit norsunluutornissamme puuhaamme ja toisaalta siitä, mitä me odotamme heiltä.
Projektin edetessä oranssit “Odottaa”-kohdat muuttuivat vihreiksi “Valmis”-teksteiksi. Tämän ansiosta dokumentista selvisi vilauksella, kuinka paljon vielä oli tehtävää ja mitä keneltäkin odotetaan seuraavaksi.
Slackin ja GoogleDocsin kautta saimme kutistetttua sähköpostipommituksen murto-osaan tavallisesta.
4) Sähköinen allekirjoitus on nopeampi kuin nopeinkaan lähetti
Perinteisesti kun asiakirjat on saatu hierottua kohdilleen, alkaa kirjeposti- tai lähettirumba. Sopimukset siirtyvät kirjekuorissa ympäri Suomea tai maailmaa ja luonnollisesti Itella kadottaa puolet kuorista. Ketterä yrityskauppa skippaa postipojan ja ottaa käyttöön sähköiset allekirjoitukset.
Sähköisiä allekirjoituksia käyttäessä kaikki osapuolet pysyvät kärryillä siitä, kuka on käynyt lukemassa sopimusta, kuka allekirjoittanut ja kuka vielä hautoo päätöstään (ja kuka tarvitsee apua sopimuksen avaamisessa). Nopeimmillaan kuusi osapuolta eri puolilta Suomea allekirjoitti asiakirjan alle tunnissa. Lopuksi järjestelmä toimitti valmiista asiakirjasta oman kopion jokaiselle allekirjoittajalle.
Ketterä yrityskauppa säästää aikaa ja lisää asiakastyytyväisyyttä
Mitä sitten saatiin aikaan? No, yrityskauppa saatiin tehtyä alle kuukaudessa. Eihän se toki salamasuoritus ollut, mutta se on selvää, että ketteriä menetelmiä käyttämällä molemmat osapuolet säästivät omaa ja toistensa aikaa. Voin arvioida, että perinteisin metodein tehtynä kaupan tekeminen olisi vienyt vähintään 2 viikkoa kauemmin. Nyt tuo 2 viikkoa on molemminpuolisesti käytettävissä muuhun toimintaan.
Onneksi olkoon Aucorille ja Mediatavastille!
Lisää lakimiehistä ja lakipalveluista kertovia artikkeleita löydät täältä: Hyvä lakimies.
